O tempo é a moeda mais valiosa da atualidade. No entanto, em meios aos desafios da rotina diária — cada vez mais corrida e atarefada —, nos vemos diante de um importante desafio: como realizar a administração do tempo de maneira eficaz?
Não é fácil conciliar todas as responsabilidades, equilibrar as muitas jornadas cotidianas e dar conta de todos os afazeres. Por isso, elaborar estratégias para gerir bem a distribuição de atividades durante o dia não é apenas importante, como fundamental para ter mais produtividade.
Neste post, trouxemos 3 estratégias que vão ajudar a sua gestão de tempo. Quer otimizar o seu dia a dia? Então, continue a leitura!
1. Definição de prioridades
Definir prioridades é o primeiro passo para começar a ter uma boa administração da rotina. Para tanto, você pode se apoiar no método urgente-importante, criado pelo Dr. Stephen R. Covey, em seu livro: “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”. As definições são:
- urgente: tarefas que exigem ação imediata e têm prazos a expirar;
- importante: tarefas que exigem metas e planejamento, mas que não precisam ser finalizadas com urgência.
Abra uma planilha e crie uma matriz composta por duas linhas e duas colunas. Preencha com as tarefas do seu dia a dia e organize-se para executá-las conforme a prioridade. Assim:
| URGENTES | NÃO URGENTES | |
|---|---|---|
| IMPORTANTES |
PRIORIDADE 1 (Crises) |
PRIORIDADE 2 (Metas e Planejamento) |
| NÃO IMPORTANTES |
PRIORIDADE 3 (Interrupções) |
PRIORIDADE 4 (Distrações) |
2. Automatização de tarefas
A automatização é uma grande aliada da administração do tempo. Tanto em empresas quanto nas nossas rotinas pessoais, programar atividades para serem realizadas com o auxílio da tecnologia é um dos meios mais efetivos de evitar o desperdício de minutos precioso e de esforço com tarefas que não precisam da operação humana.
É o caso, principalmente, de ações repetitivas ou que envolvem burocracia. Um exemplo clássico é agendar os pagamentos das despesas mensais no aplicativo do banco. Assim, você já não precisa entrar nos sites para emitir boletos, abrir o app, digitar o código de barras e por aí vai.
Pode parecer que o ganho de tempo não é significativo, já que se trata de uma tarefa relativamente simples. No entanto, soma-se a economia de alguns minutos com a energia que era gasta planejando esses pagamentos, fazendo anotações sobre prazos etc.
3. Método GTD
A siga GTD significa “Getting Things Done” — em português, podemos traduzir como: “Fazendo as coisas acontecerem”. Trata-se de um método parra potencializar a produtividade e diminuir o hábito da procrastinação, um dos maiores inimigos da administração do tempo.
Para aplicá-lo, é muito simples. Você precisa seguir 5 passos assim que iniciar alguma rotina. Veja:
- capturar: situar-se no tempo e espaço, eliminando lembranças ou ideias que dificultem a manutenção do foco das atividades a serem feitas;
- esclarecer: dedicar-se a analisar exatamente o que deve ser feito, de acordo com a atenção que você “capturou” anteriormente;
- organizar: criar listas acessíveis e intuitivas das tarefas pendentes;
- refletir: revisar todo o sistema construído até o momento, para atualizar informações e obter perspectiva sobre sua gestão de tempo;
- engajar: colocar-se em ação com significado, isto é, de forma 100% consciente, sem distrações ou atos mecânicos.
Com essas três estratégias, a sua administração do tempo será mais bem-sucedida. No entanto, lembre-se de que, de pouco adianta elaborar montanhas de listas e planos sem um tanto de autodisciplina para, depois de ser um gestor, ser também um realizador.
Então, antes de ir, leia também nosso post sobre como construir um foco Até mais!
